Mere konstruktiv feedback? Brug disse 5 metoder

Skab mere konstruktiv feedback ved hjælp af disse metoder

Konstruktiv feedback bliver nævnt som det allerførste, når vi spørger deltagerne i vores uddannelser: “Hvad er god feedback?” Alle vil gerne give konstruktiv feedback, for det skal man jo. Men hvordan sikrer vi, at vores modtager opfatter vores feedback som konstruktiv, velmenende og opmuntrende. Det kan vi gøre ved at stole på nogle bestemte metoder og tilgange i feedback. Herunder finder du en liste over metoder, som vi anbefaler til konstruktiv feedback.

1. Feedforward

God feedback er løsningsorienteret og kigger fremad, i stedet for at være for at være fastgroet og problemfokusret. Hvis du vil være sikker på, at din feedback bliver løsningsorienteret, og dermed mere konstruktiv, kan du afprøve feedforward. Men hvad er feedforward?

Feedforward går ud på, at du udelukkende italesætter ønsker til adfærd i fremtiden. Modsat klassisk feedback, fokuserer feedforward slet ikke på hvad der allerede er sket, samt situationer som ikke kan ændres. På den måde bliver din feedback typisk opfattet mindre konfronterende, og bliver lettere for modtageren at acceptere.

Feedforward bliver konstruktiv i sit fremsyn; Planlægningen af næste møde, ressourcestyringen på næste projekt, modtagelsen af den næste nye medarbejder i dit team.

Brug metoden feedforward til at gøre din feedback mere løsningsorienteret
Når du bruger feedforward, fokuserer du på fremtidige handlinger og løsninger frem for at kigge bagud.

Hvornår fungerer feedforward til at skabe konstruktiv feedback?

Feedforward fungerer godt til både den anerkendende, fastholdende feedback og den korrigerende feedback. Den største succes opnår du med feedforward, når giveren og modtageren er relativt enige, i deres opfattelser af den adfærd eller situation som feedforwarden omhandler. Feedforward fungerer bedst på relativt simple, konkrete situationer, og klart bedst når den gives tæt på situationen i tid.

Hvilke begrænsninger er der ved feedforward-metoden?

Hvis din modtager ikke forstår hvor din feedforward kommer fra, så kan du møde modstand. ”Hvorfor siger du, at jeg skal tale langsommere til næste kundemøde?” I sådanne situationer bliver du nødt til, at gå tilbage til en mere klassisk feedback tilgang og forklare hvilke observationer som din feedforward baserer sig på. Se denne feedbackmodel for inspiration. Feedforward kræver altså en rimelig enighed om relevans og oplevelse, mellem giver og modtager.

Feedforward er ikke den oplagte metode til at evaluerer et 6-måneder langt projektforløb, hvor der er mange tråde som skal samles og meget læring der skal tages med til næste store projekt. I stedet egner metoden sig bedst til de små hurtige samtaler i hverdagen.

2. Ask-Tell-Ask

God feedback er dialogisk og inddragende for begge parter i samtalen. Ask-Tell-Ask er en rigtig god metode, til at sikre inddragelse af synspunkter og oplevelser fra begge parter i feedbacksamtalen. Inddragelse skaber læring og derfor mere konstruktive feedback-oplevelser. Man kan tale om at Ask-Tell-Ask tager en mere coachende tilgang til udvikling og feedback mellem to parter. Men hvad er Ask-Tell-Ask egentlig?

Ask-Tell-Ask er en feedbackmetode som opdeler feedbacken i tre forskellige faser. Først spørges til modtagerens egen oplevelse af situationen, hernæst fortæller giveren om sine observationer, og til sidst spørges modtageren igen, hvad de tager med fra samtalen til det videre forløb.

Man kan sige at Ask-Tell-Ask er en struktur som feedbacksessioner kan bygges ud fra. På den måde sikres bedre inddragelse, men giver også plads til at tydelige råd kan deles med modtageren.

Ask-tell-ask er en konstruktiv feedbackmetode som skaber mere dialog og involvering
Ask-tell-ask er en konstruktiv feedbackmetode, som skaber mere dialog og involvering gennem en kombination af spørgsmål og råd.

Hvornår fungerer Ask-Tell-Ask godt?

Ask-Tell-Ask fungerer særligt godt i to situationer: 1) Når din modtager er meget moden, erfaren eller fagligt stærk inden for området, som der gives feedback på. 2) Når feedbacksamtalen foregår under 4 øjne (mellem to mennesker).

Når modtageren er moden og erfaren inden for området, vil han/hun have opbygget en evne til at give mere realistiske og reflekterede selvevalueringer. Da modtagerens egen oplevelse udgør udgangspunktet for samtalen i den første fase (Ask), påvirker modtageren erfaringsniveau retningen og fokus i jeres feedbacksamtale. En tommelfingerregel om erfaringsniveau og feedback er; stor erfaring = mere dialog, lille erfaring = flere konkrete råd.

En individuelle oplevelse er særligt relevante for den som har haft oplevelsen. Og da de individuelle oplevelser fylder meget i Ask-Tell-Ask-metoden, egner denne sig bedst til en feedbacksamtale mellem én giver og én modtager. Bruges metoden i større grupper vil deltagernes oplevelser være mere forskelligartede og deres udbytte fra sessionen vil også stikke i mere forskellige retninger. Det kan være helt okay, men det er en anelse sværere at holde retningen, for den som giver feedback.

Hvilke begrænsninger er der ved Ask-Tell-Ask?

Er modtageren meget umoden, i relation til jobbet, eller kalder deres adfærd på en akut og markant ændring, kan inddragelsen af deres synspunkter virke lidt ligegyldig. Husk på at metoden har sine store forcer i at være medinddragende, dog kalder alle situationer ikke på kalder medinddragelse.

I store grupper kan en coachende tilgang til feedback også sagtens fungere, det kan dog være svært at komme frem til klare konklusioner, som giver mening for flertallet af gruppemedlemmerne. Det kræver en vis erfaring at håndtere på en måde, som virker produktiv for alle parter.

Ask-Tell-Ask er godt til at give en mere dynamisk samtale, men den siger intet om hvordan feedbacken skal fokuseres eller formuleres. Det kan metoden Plussing, derimod give et prej om. Lad os se hvordan.

3. Plussing 

Plussing er en metode som ”bygger ovenpå” eller videreudvikler på dét, som allerede er. I modsætning til at ”bryde ned” med sin feedback. Plussing går ud på at gøre den gode idé endnu bedre, hjælpe den gode adfærd til at skinne endnu tydeligere igennem. Metoden har sin oprindelse i det verdenskendte animationsfirma Pixar, som er ejet af Walt Disney, og står bag alle deres elskede animationsfilm. Men hvad er plussing egentlig?

Plussing går ud på, at deltagerne kun må ”plusse” eller udvikle de idéer, som bliver delt i rummet. Altså give  feedback som er rettet mod det som fungerer og virker godt, i stedet for at nedbryde og adskille idéer, forslag, adfærd.

I stedet for at sige: “Nej, det kommer ikke til at virke fordi hvad så med…”, ville en plussing-tilgang give noget med “Ja, og det kunne være endnu mere optilmalt hvis vi kombinerer det med…”.

Plussing er en metode til at give mere konstruktiv feedback ved at "lægge til" de eksisterende forslag og idéer
Plussing afspejler en filosofi i feedback om at bygge konstruktivt videre på det som allerede fungerer godt

Hvornår fungerer Plussing særligt godt?

Når jeres feedback har til formål at afsøge muligheder, tænke kreativt, løse komplicerede problemer, skabe motivation og personlig udvikling er plussing en meget velvalgt metode. Det indbyggede løsningsfokus og den samskabende tilgang fordrer medejerskab, mestringsfølelse og bevægelse i feedback-situationer. En ting som yderligere taler for brugen af plussing, er, når medarbejderne er meget modne og ressourcestærke inden for deres område, her opstår en følelse af mere ligeværdige bidrag til processen. I virkeligheden har plussing rigtig mange anvendelsesmuligheder og kan – nærmest som en filosofi – bidrage til mere konstruktiv feedback i alle afkroge af arbejdslivet.

Hvilke begrænsninger er der ved Plussing metoden?

En begrænsning ved at indføre metoden, er at det kræver tilvænning at bruge det på en naturlig og autentisk måde, hvis ikke positivitet og et skarpt løsningsfokus er en naturlig del af jeres kultur, eller de enkelte personligheder i teamet. Her kan en tilvænningsperiode og løbende forventningsafstemning være nødvendig. De fleste vil dog, med relativ lethed, kunne få det til at fungere. Frygt ej.

I situationer hvor feedback er kraftigt korrigerende og skal ske hurtigt i kontante vendinger, møder vi nogle begrænsninger i forhold til plussing. Nogle gange er kontant og korrigerende feedback en nødvendighed for at undgå ulykker, dårlige kundeoplevelser, brudte løfter eller store omkostninger. Her viser plussing sig sjældent at være den mest konstruktive tilgang til feedback.

Plussing handler om at skabe motivation, produktive udbytter og ligeværd i feedback samtaler. Men den siger ikke noget om hvilke dele af processen, projektet eller samarbejdet der er mest konstruktiv at fokusere på – men det kan den næste metode hjælpe til.

4. ”Hvad er én ting..”

Hvis vi skal sikre at feedback bliver værdifuldt og legitimt at deltage i, skal det have retning og fokus. Men hvem skal sikre retning og fokus, samt hvordan kan det gøres? Det kan ”Hvad er én ting..” hjælpe dig med. Men lad os starte et andet sted. Et sted hvor feedback bliver retningsløst og skaber akavet stilhed. Du sidder i et teammøde, klokken er 15.10 og din leder afslutter – af gode intentioner – mødet med spørgsmålet: ”Er der nogen som har noget feedback?” Luften fryser. Alt du kan høre er cikade-sang og lyden af en knappenål der falder til jorden. Stilheden larmer. Du søger i hjernekassen efter idéer eller perspektiver, men uden held, der er tomt. Ligesom hos resten af dine kollegaer.  Disse oplevelser får feedback til at virke ligegyldigt og som gedigent spild af tid. Men hvorfor? Spørgsmålet er for bredt, mødedeltagerne står over for et uoverskueligt mulighedsrum, derfor vælger de ofte at blive i stilheden. Spørgsmålene kører rundt i hovedet: ”Hvad vil han have feedback på?”, ”Er jeg mon den eneste som tænker sådan?” og ”Skal jeg sige det her foran alle i teamet?”. Du kender det nok godt, og vi kan hurtigt blive enige om, at det ikke er en særlig konstruktiv form for feedback.
Men hvordan bidrager ”Hvad er én ting..” til at vise retning og skabe værdifulde samtaler?

”Hvad er én ting..” er en måde at indlede dine feedbackspørgsmål på, når du gerne vil efterspørge feedback fra dine kollegaer, medarbejdere eller kunder. Du starter med at spørge efter én ting, inden for din interesse. Det kunne være: ”Hvad er én ting, som gjorde dette møde værdifuldt at deltage i?”

På den måde minder du dig selv om at give retning og fokus i feedbackefterspørgslen. Spørgsmål med retning, giver svar med retning. Når du spørger på denne måde, bliver det meget lettere for dine deltagere at svare. Fordi barren sænkes (bare én ting – ikke den bedste ting), og fordi du har gjort feedbacken legitim inden for rammen af spørgsmålet. Metoden bakker op om at mange, kontinuerlige, små skridt, vil skabe store forandringer over tid.

Hvornår kan ”Hvad er én ting..” bruges til at gøre feedbacken konstruktiv?

Næsten altid. Særligt fordi metoden er god til at invitere andre ind i rummet for feedback. Nogle gange holdes fokus på det specifikke spørgsmål, andre gange åbner det op for en større og mere omfangsrig udveksling af feedback og perspektiver. Netop denne metode er en favorit, som bruges hyppigt her på Feedwork-kontoret, og vi er sikre på, at du også kan have gavn af at afprøve den på egen krop. Måske er det fordi den er meget simpel? Et lille, men kraftfuldt trick i jagten på den konstruktive feedback.

Hvilke begrænsninger er der ved at bruge metoden ”Hvad er én ting..”?

Retning er produktivt i mange sammenhænge, særligt i feedback. Men der er en risiko for at metoden kan ”lukke ned” for alternative perspektiver, end dem som bliver efterspurgt direkte. Det kan være at dine medarbejdere sidder og holder på et perspektiv, der ikke passer som svar på dine ”Hvad er én ting..”-spørgsmål. Derfor kan du med fordel være opmærksom på og tillade mere ”åbne” dele af din feedback efterspørgsel, for at finde en balance mellem retning og frihed til andre inputs.Guide som hjælper dig til at få konstruktiv feedback gennem gode spørgsmål

Mangler du flere eksempler og inspiration til hvordan værktøjet kan bruges? Tvivl ikke.

Herunder finder du en ressource med 40 gode ”Hvad er én ting..”-spørgsmål, som du kan bruge direkte i din hverdag.

Ressourcen sender vi til dig med det samme, og fremover får du vores nyhedsbrev med Fredagsfeedback, webinarer m.m.
 

 

5. Opsøg feedback via digitale værktøjer

Hvis du er interesseret i at få mange og uforbeholdne perspektiver, kan det være en god idé at efterspørge feedback via digitale spørgeskemaer/ afstemningssoftware / feedbackprogrammer. Yderligere kan disse værktøjer være hjælpesomme i at fastholde den feedback du indsamler, som i mange tilfælde kan eksporteres til regneark eller fremstilles grafisk. Men helt konkret, hvordan bruges digitale værktøjer til at indsamle og skabe læring fra feedback?

Digitale værktøjer kan tillade deltagere at give udtryk for deres feedback asynkront i tid, nogle gange også anonymt, i en forberedt og opstillet ramme. Denne feedback kan herefter samles til egen brug, eller deles med relevante parter som udgangspunkt for yderligere forklaringer og undersøgelser. Afhængigt af formålet og gruppedynamikken kan digitale værktøjer øge sandsynligheden for konstruktive inputs.

Der findes mange forskellige digitale værktøjer, som på forskellig vis kan bruges til at dele, efterspørge eller give feedback.

Her er et udpluk:

Typeform – Spørgeskemaværktøj som udmærker sig ved brugervenligt og æstetisk design.

Google Forms – Kraftigt, gratis og pålidelig spørgeskemasoftware.

Survey Monkey – Klassisk spørgeskema.

Mentimeter – Afstemnings og- spørgeskemasoftware til både kvalitative og kvantitative former for feedback. Kan bruges live – under møder, præsentationer, konferencer etc.

Loom – Videosoftware, som nemt lader dig give feedback til dokumenter, videoer og billeder med talking-head videoer.

Kahoot – Afstemningssoftware, som er et meget udbredt alternativ til Mentimeter.

Disclaimer: Vi anvender selv flere af disse værktøjer, men tjener intet på at anbefale dem til dig.

 

Konstruktiv feedback: En kombination hvad "Hvad er én ting" og typeform som digitalt værktøj

Et eksempel på vores brug af Typeform som feedback-værktøj
Eksempler på hvordan du kan bruge digitale værktøjer til at indsamle konstruktiv feedback. Her ses en kombination af kvantitativ og kvalitativ feedback efterspurgt hos deltagerne på et webinar.

Hvornår kan digitale værktøjer hjælpe jer til mere konstruktiv feedback?

Der kan være flere fordele, som jeg vil inddele i disse kategorier: Inklusion, anonymitet og fleksibilitet i tid og sted.

Inklusion

Vores mødekultur i den vestlige verden, har det med at favorisere ekstroverte personer, som hurtigt, og (relativt) uforbeholdent, er villige til at dele deres synspunkter og holdninger foran hele teamet. Modsat kan introverte personer have sværere ved at åbne munden og dele feedback i disse typer af rum. For at give lige vilkår og muligheder for at alle – uagtet persontype og rolle – kan deltage i feedbacken, kan det være en fordel at rykke den over på en digital platform, for så at kigge på resultaterne senere.

Anonymitet

Afhængigt af graden af tillid eller psykologisk tryghed i jeres gruppe, kan det være et konstruktivt træk at skrue på anonymiteten. I nogle situationer kan du nemlig sagtens være mere interesseret i at høre perspektiverne, selvom personerne bag disse perspektiver ikke er villige til at stå frem. Det kan være en god idé at invitere folk til at uddybe deres feedback, hvis de altså har lyst. Indimellem kan anonym feedback føre til et mere konstruktivt udbytte af jeres feedback sessioner, idet at anonymiteten fjerner noget risikoen fra giverens perspektiv. Det bliver mindre farligt.

Fleksibilitet i tid og sted

Folk bliver syge, arbejder distribueret, tænker og reflekterer forskelligt, er produktive på forskellige tidspunkter af døgnet og jeg kunne blive ved. Kort sagt, så er det ikke altid muligt at samle de relevante folk og deres fulde opmærksomhed i det samme mødelokale. Derfor kan de digitale værkøjer være med til at give bedre mulighed for at sende sin feedback ind på et senere tidspunkt, fra et andet sted eller lignende. Det kan virke banalt, men kan betyde store forskelle for hvor konstruktiv feedback, som du får ud af dine anstrengelser.

Hvilke begrænsninger er der ved de digitale værktøjer i forhold til feedback?

Lidt ligesom ledelse gennem virtuelle kanaler som Teams og Zoom, så vil feedback gennem digitale værktøjer altid mangle lidt nærhed. Det er umuligt at stille det lille opklarende spørgsmål, du kan ikke mærke stemninger, tonelejer, aflæse kropssprog, fornemme intentioner og alle de ting, som er en del af en normal fysisk samtale. Derfor kan hele jeres feedbackkultur ikke udelukkende leve på digitale værktøjer, disse skal mere ses som en brugtbart supplement til den fysiske udveksling af feedback. På den måde kan et mix mellem fysisk og digital feedback blive den mest konstruktive fremgangsmåde i jeres feedback.

Hvad savner du nu?

Vi har kigget på en række meget forskellige metoder til at håndtere konkrete feedback situationer, men måse mangler du stadig det fulde overblik over de konstruktive feedbackkulturer eller vaner mere overordnet set. Disse tanker har vi samlet i denne artikel: Hvad er feedback?

Vil du gerne holde dig opdateret om nye artikler, webinarer, video, onlinekurser osv? Så er vores nyhedsbrev en oplagt mulighed for dig.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *