Blog

Brevduer sikrer ikke den effektive kommunikation i distribuerede teams – Er du klar på “the gig economy”?

Har du egentlig hørt om “the gig economy”? Nej, det har intet med musik eller underholdning at gøre, selvom det ville være sjovt. Ihvertfald, så kommer der lidt hjælp her; Forbes definerer det som et moderne fænomen, hvor et stigende antal organisationer er villig til at hyre freelancere og korttidsansatte medarbejdere, lige såvel som at der er en stigende del af arbejdsstyrken, som er åbne for netop projektbaserede opgaver.

Hvis du allerede nu har haft en aktiv årrække i arbejdsmarkedet, så har du, først og fremmest, fortjent en ferie! Udover det har du nok bidt mærke i den måde arbejdsmarkedet har ændret sig i løbet af det sidste årti.

Ifølge Ardent Partners rapport om den aktuelle situation i den globale arbejdsstyrke, så er 35% af den samlede arbejdsstyrke registrerede som “ikke-ansatte”, og dette tal forventes at stige til 43% i 2020: selvstændige, eksterne leverandører, freelancere, projektansatte medarbejdere etc. Disse jobs er kendetegnet ved større grad af fleksibilitet, og kortere ansættelsestider end hos mere traditionelle fastansatte. Selvom en McKinsey rapport fastslår at de vidensbaserede- og kreative brancher er dem som rider mest med på gig-bølgen, så ser vi en stigende udbredelse f.eks. blandt IT konsulenter, designere og ja, selv revisorer.

Kan vi opbygge en kultur sammen med de eksterne medarbejdere?

En konsekvens af denne flydende og mere fragmenterede ansættelsesform er, dog, at disse medarbejdere er eksterne i forhold til virksomhedens organisationskultur. Derfor, kan det være en hård kamp, at opnå en effektiv kommunikationsvane, der kan sammenholde og afstemme virksomhedens og den eksterne medarbejders behov. Mest fordi der egentlig ikke er tid – eller interesse – fra de eksterne medarbejdere til at tilvænne sig hverken de formelle eller implicitte dele af organisationens viden og kultur. Forestil dig, at du tager til et fremmed land på ferie – lad os sige Spanien – blot et par dage, og herefter forventer at have fuld forståelse kulturen og være komplet integreret. Bare fordi du kan sige “una cerveza, por favor” betyder det ikke, at du kan ansøge om spansk statsborgerskab, vel?

Hvad kan du så gøre for at integrere dine eksterne medarbejdere bedre? Først og fremmest skal du tage en velment samtale med dem, for at definere og klarlægge forventningerne i tilknytning til deres ny job; Hvordan passer de ind i teamet, og hvordan får vi det optimale samarbejde? Derefter, opbyg en regulær kommunikationsstrategi i forhold til jeres samarbejde. Det er en god måde, at vise retning og holde balancen mellem begge parters mål, samt at sikre en grad af involvering. Sidst men ikke mindst, implementér faste feedbackmøder – måske månedlige – hvor I taler om medarbejderens oplevelser af succes, hvor de møder udfordringer, hvordan du kan støtte dem og høre hvad deres øvrige ideer og tanker er.

Det på trods, er det at engagere og samarbejde med korttids- og projektbaserede eksterne medarbejdere, som i en vis grad skal være en del af organisationen, ikke den eneste udfordring i the gig economy. Ofte er disse interessenter bosat i forskellige byer, og lande end selve virksomheden. Denne geografiske spredning ser vi selvfølgelig også hos teams i mere traditionelt strukturerede firmaer – forstås; firmaer med hovedvægt af fastansatte medarbejdere.

Interaktionsvaner

Nu kommer det vigtige spørgsmål: Hvis jeg i forvejen har svært ved effektivt at udtrykke mine budskaber i hjemmet sammen med konen, hvordan skal jeg så kunne kommunikere klart med en kollega som sidder på den anden side af jorden?

Selvfølgelig er brevduer ikke den mest optimale løsning – faktisk er mange mennesker ligefrem bange for fugle -, heldigvis kommer internettet os til undsætning. Der findes mange digitale platforme som Slack, Stride, Trello, Yammer osv., som faciliterer intern kommunikation på trods af forhindringer i tid og rum. Det er dog vigtigt at have in mente, at disse blot er værktøjer og ikke nogen magisk tryllekur. For at kommunikere effektivt i spredte teams, er der behov for en fælles kommunikationskultur, og denne tager tid, samt indsats at opbygge.

Ifølge MindTools er valget af de rigtige spillere til teamet naturligt det første skridt. Præcis som når du behøver de rette sten for at bygge et højt og stærkt tårn; så skal en virksomhed bygges af individer med de rette kvaliteter: selvmotiverende og selvstændige, resultatorienterede, men også gode kommunikatører, som er åbne og ærlige om udfordringer, forslag og feedback i det hele taget.

For at sikre, at alle medlemmer er samlet om et fælles formål og arbejder med det formål i hovedet, frem for deres egen vinding, skal alle have en klar idé om teamets mål, nøgleressourcer og de forskellige medlemmers roller og ansvar. Dette kræver en god kommunikationsvane, hvor feedback er nøglen til at holde alle på rette spor, når vi taler om teamets performance og moral.

Hvilke kommunikationsmetoder er de bedste?

I vores vanlige kontormiljø anbefaler vi, at prioritere at give feedback mundtligt, for at undgå misforståelser – vi ved alle hvor vigtigt kropssprog er -, herefter telefonopkald, da vi kan fortolke kollegaens betoning samt spørge om afklaring med det samme, og hvor sidste-prioriteten er mail. Virkeligheden er bare lidt anderledes for distribuerede teams. Selvom det er vigtigt for alle teammedlemmer, at forblive i kontakt, kan de kun bruge de to sidstnævnte løsninger.

En god løsning er, at planlægge faste videosamtaler hvor du virtuelt kan tale “ansigt-til-ansigt” uanset jeres fysiske placeringer, ellers brug telefonopkald eller email hvis I er i forskellige tidszoner. Sådan kan I skabe en mere kontinuerlig kommunikationsrytme på alle niveauer.

I større skala vil det være ideelt, at besøge dine teammedlemmer som arbejder fra andre lokationer rent fysisk, så ofte som det giver mening, afhængigt at dine og virksomhedens opgaver i disse områder. At rejse til Kina hver anden dag er ikke realistisk, måske er det et par gange om året? De fysiske møder er et vigtigt skridt i opbygningen af mere personlige relationer til hele dit team, og vil være med til at nedbryde jeres kulturelle og relationelle  barrierer.

Feedback skal helst være fair – dette betyder at du skal tilbyde samme muligheder til dine kollegaer på teamet, uanset om de sidder i Ungarn, Vallensbæk eller Taiwan. Husk på, at man let kan føle sig glemt, hvis man arbejder i et team, men selv sidder på den anden side af jorden. Derfor er det vigtigt at huske at interagere med alle medarbejdere jævnligt, for at de føler sig som en del af holdet.
Jeg mener bare, du vil også føle dig udenfor hvis din ven holder en fest og inviterer alle andre, men “glemmer” at invitere dig, ikke?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *