I en verden med øget fokus på effektivitet og omskiftelighed, er det vigtigt at forstå værdien i effektive møder. Effektive møder kræver både en tydelig struktur og klare mål for at sikre, at deltagerne når frem til produktive beslutninger.
Hvad er Gamemastermodellen?
Gamemastermodellen er et faciliteringsgreb og metode, som kan være enormt brugbart til at rammesætte og målsætte effektive møder. En "gamemaster" styrer og faciliterer mødet, rammesætter og sikrer, at alle deltagere har en rolle at udfylde i processen.
Modellen anvendes til at strukturere møder ved at skabe en kontrakt omkring emnet, styre samtalen, give mulighed for "time outs" (vi kommer ind på, hvad de indebærer senere) og afslutte med en opsummering af udbyttet for mødet. Vi har altså at gøre med to niveauer og 3 steps i gamemastermodellen.
- Procesniveauet: Her taler deltagerne om selve samtalen, dens form og rammer. Du kan se det lidt som meta-delen af modellen - samtalen om samtalen.
Dette er altså niveauet for nytænkning, omformning og kreativitet for samtalen. Der skal besluttes, hvordan mødes skal struktureres, foregå og indrammes - altså, hvordan skal mødes foregå?
- Indholdsniveauet: Her diskuteres selve sagen og de faglige emner, som mødet omhandler. Her tager vi et spadestik dybere end meta-niveau. Her er vi nede og tale om selve indholdet for mødet. Der skal samtidig tages højde for mødets formål for at opretholde en effektivitet - altså, hvor skal vi hen med mødet? Effektiviteten sikres dog for det meste ved at gennemføre procesniveauet grundigt først og derefter forholde sig til indholdsniveauet.
Ved at skelne mellem disse to niveauer sikrer gamemasteren, at mødet forbliver målrettet, effektivt og struktureret, mens deltagerne både kan forholde sig til indholdet og måden, samtalen udfoldes på.
Læs mere om effektivitet og konstruktive samtaler: Hvad er assertiv kommunikation og hvordan bruges det?
Kontrakt: Fastlægning af mål og rammer
I den første fase af mødet etableres en kontrakt. En kontrakt skal fungere som et slags ‘anker’ for mødet. Kontrakten skal være et fast holdepunkt for samtalen, sådan at den hverken løber af sporet eller overkompliceres. Denne kontrakt er en aftale om:
- Emnet for mødet: Hvad er det centrale tema og emne, der skal diskuteres? Er der et specifikt problem, som skal løses?
- Mål og formål for mødet: Hvad ønsker man at opnå i løbet af mødet?
- Rammen for mødet: Hvordan skal mødet struktureres? Hvilke metoder vil blive brugt til at nå frem til beslutninger og/eller løsning af problemer?
Gamemasteren har ansvaret for at sikre, at alle deltagere er enige om denne kontrakt, inden mødet starter. Det er svært at opretholde en fælles forståelse for mødet, hvis ikke alle parter bliver involveret i kontrakten fra starten af. Sørg derfor for, at alle kender til kontrakten og er klar på at følge den. Dette er med til at skabe en fælles forståelse af, hvad mødet skal føre til, og hvordan det skal forløbe.
Læs og lære mere: Systemisk ledelse: Skab helhedstænkning i organisationens DNA
Time out: Refleksion og justering af processen
Lidt ligesom i fodbold eller andre sportsgrene, kan gamemasteren undervejs i mødet erklære en time out. Dette giver mulighed for, at deltagerne kan tage en pause fra indholdsdiskussionen og reflektere over selve mødeprocessen. Vi er nu igen på et metaniveau:
- Er samtalen på rette spor? Bevæger vi os i den ønskede retning?
- Skal der justeres i mødets dagsorden eller arbejdsform? Er vi konstruktive og effektive lige nu?
- Har alle deltagere mulighed for at blive hørt? Skabes der en rar atmosfære for mødet og virker kontrakten brugbar?
Læs mere: Psykologisk tryghed - Skab en kultur hvor folk er trygge ved at bidrage
Time out-fasen handler om at genforhandle kontrakten, hvis det er nødvendigt, for at sikre, at alle fortsat er engagerede og fokuserede på mødets mål. Det er her, procesniveauet træder i kraft, hvor der tages en samtale om selve samtalen.
Afslutning: Opsummering og udbytte
Når mødet nærmer sig sin afslutning, er det gamemasterens opgave at opsummere udbyttet af mødet. Sommetider kan møder være forvirrende eller føles lange, også selvom man overholder kontrakten og at ens time-outs har givet gode refleksioner. En opsummering kan derfor fungere som et positivt punktum for mødet. Ved en opsummering lægges der vægt på de ting, mødet har konkluderet, besluttet, revurderet eller punkter til fortsættelse.
Der kommer derfor fokus på, hvor effektivt mødet reelt har været og hvad det har opnået. Der skal selvfølgelig også tages højde for, om mødet er kommet frem til nogle faldgruber eller har belyst blinde vinkler. På denne måde kan man effektivisere problemløsningen fremadrettet, fordi mødet har belyst eventuelle udfordringer. I afslutningsfasen sørger mødelederen for:
- At alle de aftaler, der blev truffet, er klare for deltagerne. En opsummering af, hvad mødet skulle indeholde og hvordan det skulle foregå.
- At der er enighed om, hvem der har ansvar for hvilke opgaver fremadrettet. Dette er netop vigtigt for at fremme kontinuerlig effektivitet efter mødet. Deltagerne skal dermed også føle, at deres inputs undervejs i mødet giver mening for deres rolle fremadrettet. Man får på denne måde også skabt et kollektivt ansvar.
- At mødet har opfyldt sine mål, som blev fastlagt i kontrakten. Alt andet kan virke demotiverende i det kontrakten derfor ikke blev overholdt. Det er derfor vigtigt at belyse de ting, I er kommet i mål med.
En tydelig afslutning sikrer, at mødet ikke blot ender uden konklusioner, forvirrer eller føles som en evig gentagelse, men at der er klare beslutninger, og at alle er enige om næste skridt i processen.
Fordele ved Gamemastermodellen
Gamemastermodellen er særligt effektiv, fordi den integrerer struktur, fleksibilitet og autonomi på en måde, der sikrer, at møder både er produktive og engagerende. Det er selvfølgelig alle positive outcomes, som der kommer ud af at benytte netop denne model til møder. Vi har udover ovenstående, samlet nogle helt konkrete fordele knyttet til implementeringen af Gamemastermodellen:
- Struktur og rammer: Modellen sikrer, at mødet har klare mål og følger en prædefineret dagsorden. Dette skaber overskuelighed for både gamemasteren og deltagerne, så inputs og ideer får ro til at processere undervejs.
- Fokus på proces og indhold: Ved at skelne mellem proces- og indholdsniveauet kan deltagerne både diskutere sagens indhold og selve måden, mødet forløber på. Hvordan og hvorfor. Det kommer automatisk til at føles mere konstruktivt at afholde møder, fordi der konstant er øje på om man følger kontrakten og de fælles rammer, som mødet omfavnes af. Samtidig lægger denne mødestruktur også op til en øget og mere dybdegående brug af feedback.
Læs mere: Feedback & dialog
- Fleksibilitet med time outs: Gamemasteren kan justere mødeprocessen undervejs for at sikre, at deltagerne forbliver engagerede og fokuserede. Det giver samtidig deltagerne en chance for at forme møderne, så de føler medansvar for effektiviteten. Time outs er også med til, at give alle deltagere i mødet en pause til refleksion og plads til revurdering.
Implementering af Gamemastermodellen i din organisation
Hvis du efter at have læst ovenstående afsnit tænker at gamemastermodellen lyder som en genial mulighed for dig, så læs videre her. Vi har nemlig prøvet at samle nogle ting, du kan gøre for at implementere gamemastermodellen bedst muligt i din organisation.
Øvelse gør ..?
Øvelse gør mester. Derfor skal du også trænes i at bruge modellens principper. Hvis det ikke er dig selv, som er mødeleder, skal du også træne andre mødeledere i modellens principper, så de er i stand til at agere som gamemasters og skabe klare rammer for møderne. Det kan måske virke kunstigt i starten, men med tiden vil det komme mere og mere naturligt når i vender jer til fremgangsmåden.
Kultur for struktur
Skab en kultur, hvor det er naturligt at reflektere over mødeprocessen på et metaplan og samtidig også naturligt at tage time outs, når det er nødvendigt. En sådan kultur ændres ikke natten over og derfor er det vigtigt at du forholder dig åben for dine medarbejderes eventuelle skepsis. Der kan opstå modstand eller negative tilgange og spørgsmål. Dem skal du være klar til at svare og handle reflekteret på. Sæt dine medarbejdere ind i, hvad gamemastermodellens fordele er og vær åben for deres inputs.
Evaluering, vurdering og tankeproces
Evaluer møderne løbende for at sikre, at kontrakterne overholdes, og at der træffes klare beslutninger, som rent faktisk føres ud i livet. En implementering sker heller ikke fra den ene dag til den anden og det er ikke selvsagt at gamemastermodellens fulde form er den perfekte for jer. Du må som leder vurdere, hvad I som team og mødeledere/deltagere gavner bedst af og hvordan elementer fra modellen eventuelt kan bruges til at fremme jeres mødekultur på tværs af organisationen.
