Alle virksomheder og organisationer har møder. Det er her, hvor ideer udforskes, beslutninger træffes, og mål realiseres. Det er en platform, hvor medarbejdere kan udveksle viden, samarbejde om projekter og drøfte strategier. Men det er også her, hvor tid spildes og frustration opstår, hvis mødet ikke ledes på en struktureret og engagerende måde. Den gode mødeledelse, er hvad der skiller de effektive og produktive møder fra de møder, hvor intet produktivt kommer ud af det.
I en travl arbejdsverden er tiden en dyrebar ressource, og ineffektive møder kan have en negativ indvirkning på produktiviteten og resultaterne. Derfor er det vigtigt at forstå, hvordan man bedst kan lede møder for at opnå de ønskede resultater og maksimere organisationens potentiale.
Læs eventuelt om stress på arbejdspladsen her.
I dette blogindlæg vil vi udforske nøgleaspekterne af mødeledelse og give dig praktiske råd og strategier til at skabe effektive og værdiskabende møder.
Rollen som mødeleder
Rollen som mødeleder er afgørende for at sikre, at møder er effektive og produktive. En kompetent mødeleder er i stand til at skabe et struktureret og engagerende møde, hvor deltagerne føler sig involverede, hørt og motiverede til at bidrage konstruktivt.
Hvis du har indkaldt til mødet, vil det som oftest være dig, der indtager rollen som mødeleder. Så selvom du ikke nødvendigvis normalt beskæftiger dig med ledelse, vil du altså være ansvarlig for at styre slagets gang på mødet. Derfor er det vigtigt, at du tør træde i karakter som mødeleder. Det betyder bl.a., at du skal være indstillet på at sikre en god forberedelse, facilitering, tidsstyring og opfølgning.
En af de vigtigste ting, en mødeleder skal gøre, er at holde styr på tiden. Vi har alle prøvet at sidde til et møde, som bliver forsinket eller går over tid, og det kan rent ud sagt være drønirriterende. Derfor kan du med fordel prøve at etablere en mødekultur, hvor møder starter til tiden. Ikke 5 eller 10 minutter efter, fordi deltagerne liiige skal have hentet deres kaffe.
Det giver som regel en god effekt at starte på slaget frem for at vente på alle. Det sender et tydeligt signal om, at indholdet på mødet tages seriøst og giver et hint om, at det altså ikke er i orden at komme for sent. Ud over at det er irriterende at vente på forsinkede deltagere, er det faktisk også et element, som koster virksomheden penge. Hvis der sidder 5-6 mennesker i et møde og venter på de sidste deltagere i 10 minutter, er det altså samlet set en times arbejde, som er skyllet ud med spildevandet.
Ud over at sikre, at mødet starter på det planlagte tidspunkt, er det også en kunstart at sikre, at mødet ikke skrider og går over tid. Det er vigtigt at have respekt for folks tid, og samtidig vil en forsinkelse i øvrigt signalere, at der er andre aspekter af mødeledelsen, som du ikke har helt styr på.
Foruden at holde styr på tiden er det også dit ansvar at facilitere mødet, så det forløber efter planen, og der bliver deltaget aktivt, ligesom du hjælper med at lede diskussionen mod enighed og hjælper med at formulere klare og konkrete beslutninger. Det er i den forbindelse også vigtigt at sikre, at beslutningerne er dokumenteret og kommunikeret til de relevante parter efter mødet.
En effektiv mødeleder starter faktisk arbejdet før selve mødet. Grundig forberedelse maksimerer nemlig muligheden for et godt og produktivt møde. Det inkluderer blandt andet at fastlægge mødets formål og mål, udarbejde en dagsorden og sikre, at de nødvendige materialer og ressourcer er tilgængelige. Mødelederen bør også identificere de vigtigste emner, der skal drøftes, og beslutte, hvilke deltagere der skal inviteres for at sikre relevante perspektiver.
Efter mødet bør mødelederen sikre, at der følges op på de beslutninger, der blev truffet under mødet. Det kan f.eks. inkludere at oprette en opfølgningsplan, udpege ansvarlige parter og fastsætte tidsfrister for implementering af beslutningerne.
4 gode råd til effektiv mødeledelse
Hvis du er ny i den kunstart, som effektiv mødeledelse er, eller hvis du bare gerne vil udvikle dig som mødeleder, har vi her samlet 4 konkrete råd til, hvordan du kan løfte dine møder til nye og mere produktive højder. Disse råd er designet til at hjælpe dig med at forbedre din mødeplanlægning, facilitering og opfølgning, så du kan opnå bedre resultater og skabe mere positive og produktive møder for dine deltagere.
- Planlæg mødet grundigt og forbered deltagerne
En velstruktureret dagsorden er hjørnestenen i ethvert effektivt møde. Start med at oprette en liste over de emner, der skal diskuteres, og fastlæg klare mål for hvert emne. Det gør det muligt for deltagerne at forberede sig på forhånd og have en forståelse for, hvad mødet vil dække. For hvert emne på dagsordenen bør du angive det overordnede formål. Det kan f.eks. være at informere, diskutere, beslutte eller komme med nye ideer. At definere formålet hjælper deltagerne med at forstå, hvad der forventes af dem under hvert emne. Du kan også med fordel tildele en tidsramme til hvert emne på dagsordenen. Det hjælper med at holde mødet på sporet og forhindrer, at det trækker ud. Vær altid realistisk med hensyn til, hvor meget tid det er nødvendigt at afsætte til hvert emne.
En dagsorden kunne eksempelvis se sådan her ud:
- Informere: Status på projekt X, Ansvarlig: MM (10 min)
- Informere: Gennemgå ugentlige KPIer, Ansvalig: JB (10 min)
- Debattere: Mulige løsninger på rekruttering af ny teamleder, Ansvarlig: JB (20 min)
- Demonstrere: Ny prodcedure for booking af mødelokaler, Ansvarlig: MM (10 min)
- Beslutning: Nedsæt projektgruppe for sommerfesten, Ansvalig: MN (15 min)
Når du udvælger deltagere til mødet, skal du sikre dig, at de har de rette kompetencer og den nødvendige viden til at bidrage konstruktivt til de planlagte diskussioner. Overvej, hvilke færdigheder og perspektiver der er nødvendige for at løse de emner, der står på dagsordenen. Husk samtidig, at hver deltager i mødet skal have en rolle og bidrage aktivt. At have for mange deltagere kan føre til ineffektive møder, hvor nogle måske ikke har noget meningsfuldt at tilføje. Ud over at mødet bliver mere ineffektivt, er det i realiteten også spild af personens tid. Inviter derfor kun de personer, der kan give værdi til mødet og beslutningsprocessen. Når du inviterer deltagerne, skal du klart kommunikere formålet med mødet og forventningerne til deres deltagelse. Hvis de skal forberede noget på forhånd eller medbringe specifikke informationer til mødet, skal det tydeligt kommunikeres.
- Faciliter en åben og kreativ dialog
Det er vigtigt at opmuntre alle deltagerne til at deltage aktivt i mødet. Derfor bør du prøve at skabe en åben og inkluderende atmosfære, hvor alle føler sig velkomne til at bidrage. Som mødeleder skal du også være opmærksom på, om nogle deltagerne dominerer samtalen, og sørge for, at andre får mulighed for at deltage.
Læs mere her: 8 tips: Sådan skaber du psykologisk tryghed på arbejdspladsen
Du kan bl.a. prøve at stille åbne spørgsmål for at fremme diskussionen og uddybe forståelsen. Du kan også opsummere vigtige punkter og beslutninger undervejs for at sikre, at alle er på samme side. Hvis du stadig føler, at dine møder mangler interaktion, og at dialogen ikke kører lige så godt, som du kunne tænke dig, kan du prøve at køre nogle brainstorming-sessions, stilhedspauser, makker-deling etc. undervejs i mødet. Det er gode, kreative processer, hvor alle deltagerne opfordres til at komme med deres tanker uden frygt for kritik, hvilket kan føre til innovative løsninger og nye perspektiver.
Hvis der er mere komplekse emner på agendaen, kan du også overveje at opdele deltagerne i grupper. Det giver alle mulighed for at bidrage aktivt, og det kan fremme samarbejde og kritisk tænkning. Efter gruppediskussioner kan hver gruppe dele deres ideer med resten af gruppen.
Læs mere: Skab en sund læringskultur gennem coaching og nysgerrighed
- Hold mødet på sporet
Som mødeleder, er det vigtigt, at du holder mødet på sporet. Det gælder både i forhold til agendaen, hvor du skal sikre, at diskussionerne ikke løber løbsk og over i andre emner, ligesom du skal sikre, at der ikke bruges for meget tid på enkelte emner, så tidsplanen skrider. Det kan altså være nødvendigt at være kontant og skære igennem, så du sikrer det mest effektive og produktive møde.
Bliver der bragt nye, interessante emner op, må du sikre, at de midlertidigt bliver parkeret på en imaginær p-plads og taget op på et senere tidspunkt. Du kan også med fordel strukturere din agenda, så I kommer omkring de vigtigste emner først. Hvis det så viser sig, at tidsplanen alligevel skrider, har I forhåbentligt berørt de allervigtigste punkter.
- Tag beslutninger og følg op på dem
Da møder primært afholdes for at træffe beslutninger, er det vigtigt, at I bliver enige om, hvad der skal gøres, og hvem der skal gøre det. Sørg derfor for, at det til mødet bliver noteret, hvem der er ansvarlig for at udføre opgaven, hvad der helt præcist skal laves, og hvornår det skal være gjort. Det kan også være en god ide at lave en handleplan i mindre skridt for at gøre processen mere overskuelig.
Det er vigtigt at forventningsafstemme disse ting, da ellers gode initiativer kan gå tabt på mødebordet, hvis ingen løber med opgaverne.
Ved at integrere disse råd i din mødeledelse vil du kunne skabe mere strukturerede, engagerende og produktive møder, der bidrager positivt til organisationens mål og succes.
