Verden er i forandring, og flere arbejdspladser end nogensinde før forsøger at finde sig til rette som hybride organisationer. Hybride arbejdspladser kalder på nye måder at samarbejde – i artiklen kan du derfor blive klogere på, hvordan man kommunikerer og samarbejder på en bedre og mere effektiv måde, selvom I ikke ses på kontoret hver dag!
En undersøgelse fra Djøf viser, at efterspørgslen er stor for at kunne få lov til at arbejde hjemmefra en gang imellem. Det hybride samarbejde er fremtiden – så vi kan lige så godt blive gode til det hurtigst muligt! Heldigvis har vi forberedt 5 vigtige elementer i det hybride samarbejde, som er værd at have styr på, så du også kan sikre, at dit team kan opnå et gnidningsfrit samarbejde på tværs af tid og sted.
Hvad er en hybrid arbejdsplads egentlig?
Den hybride arbejdsplads betyder, at arbejdet har en mere flydende facon med en kombination af kontorpladser og hjemmekontorer – arbejdet kan finde sted på tværs af sted, tid og landegrænser. Det hybride møde omfatter møder, hvor nogle deltager på samme fysiske lokation (f.eks. i et mødelokale) og andre deltager virtuelt.
I artiklen vil du få indblik i:
- Hvordan sikrer I retning i jeres hybride samarbejde?
- Hvordan træffer I beslutninger effektivt og smidigt?
- Hvordan kommunikerer og samarbejder teamet – sammen og hver for sig?
- Best practice for møder i det hybride samarbejde
- Hvordan kan I løbende forbedre jeres samarbejde som hybridt team?
1. Hvordan sikrer I retning i jeres hybride samarbejde?
Vigtigheden af forventningsafstemning
Når man overgår til en hybrid arbejdsplads, skal man være opmærksom på, at der kan være stor usikkerhed forbundet med regler, normer og forventninger for det hybride arbejde. Det kan for eksempel være spørgsmål som: Hvornår er det forventet, jeg møder ind på kontoret? Hvad skal der til, for at vi lykkes som team? Hvordan skaber og fastholder vi de sociale relationer?
På den hybride arbejdsplads bliver det vigtigt at lave en god forventningsafstemning for teamet med henblik på, hvordan teamet skal fungere og agere i den hybride kontekst. Dette kaldes også en teamaftale!
En teamaftale er en nedskrevet forventningsafstemning, der afdækker teamets regler, normer og forventninger ift. hvordan jeres team bedst arbejder sammen.
Ved at få forventningsafstemt ordentligt sikrer I at arbejde effektivt i et mere gnidningsfrit samarbejde, hvor usikkerheden reduceres, og arbejdspladsen opbygger tillid omkring det hybride samarbejde.
I arbejdet med at få skabt en god teamaftale omkring jeres hybride team, er det vigtigt at implicitte normer gøres eksplicitte. På den måde synliggøres aftalen for alle teammedlemmer, og I sikrer, at der aktivt bliver talt om, hvordan I som team ønsker at arbejde sammen og agere på forskellige udfordringer, som det hybride samarbejde også tager med sig.
Tips til en værdifuld teamaftale:
- Den skal tage udgangspunkt i hverdagens problematikker samt gnidninger og udfordringer i jeres team
- Skriv det ned, og lad det være nemt tilgængeligt – åbent for alle og online, så det nemt både kan refereres til samt løbende tilpasses
- Lav aftaler som ofte refereres til eller som bruges i kritiske situationer
Den nedskrevne teamaftale for det hybride arbejde har også den bonus, at den er yderst brugbar til at skabe vaner eller sætte forventninger, så nye teammedlemmer også hurtigt kan følge trop.
Afklar jeres teamaftaler
“Hvad skal vi så have med i sådan en aftale?”, spørger du måske. Helt konkret kan det være relevant at få forventningsafstemt operationelle regler om hvordan, hvornår og hvor vi arbejder i en hybrid organisation, normer for work-life-balance, aftaler vedrørende møder, kultur, kommunikation, socialisering og meget andet.
Det er ikke altid nemt at finde hoved og hale i sådan en aftale i begyndelsen, men i det følgende kommer vi med inspiration til relevante tematikker at tage med i jeres teamaftale.
Det er selvfølgelig afgørende, at forventningsafstemningen tager udgangspunkt i netop jeres organisation eller team – og jeres gnidninger – men måske det alligevel kan sætte nogle refleksioner i gang 😊
2. Hvordan træffer I beslutninger effektivt og smidigt?
Større gennemsigtighed
I det hybride samarbejde har man ofte et mindre klart overblik over teamets arbejdsopgaver og arbejdsbyrde, og det bliver derfor ekstra vigtigt med større gennemsigtighed. Det kan f.eks. gøres ved en visualisering af arbejdet (brug evt. MS-planner, Trello, Asana, Kanban boards eller lignende).
TIP:
En nem måde at skabe større gennemsigtighed i jeres team kan være at spørge ”hvad er på din dagsorden i dag/denne uge?” på hvert hybridt møde eller på en ugentlig check-in for at øge synligheden af hinandens arbejdsbyrde.
Den øgede synlighed af hinandens opgaver og arbejdsbyrde er medvirkende til at skabe klarhed i teamet, så I bedre kan træffe effektive beslutninger og få samarbejdet til at fungere mere gnidningsfrit. Samtidig giver det mulighed for at sætte fokus på prioritering af opgaver, så man tydeliggør vigtige arbejdsopgaver for hinanden, samt give mulighed for at få styr på koordinations- og sparringsbehov. Det kan også give et overblik over, om man sidder med en skæv fordeling, hvor nogle medarbejdere drukner i arbejdsopgaver, mens andre sidder og triller tommelfingre.
Tydelighed i beslutningstagningen
Beslutningsejer
På den moderne arbejdsplads skal der træffes beslutninger hele tiden, og det kan være en fordel, at dette ansvar ikke blot hviler hos lederen eller enkelte personer i organisationer, men at man i stedet udnytter de mange kloge hoveder i organisationen ved at få distribueret beslutningstagningen ud mellem flere af dens medlemmer.
Når der er flere beslutningstagere på en opgave, bliver det dog ofte en mudret proces – endnu mere i det hybride samarbejde. Derfor kan beslutninger i det hybride samarbejde træffes mere effektivt og smidigt, hvis man er tydelig om, hvem der er beslutningsejer for opgaven eller processen. Denne person er ansvarlig for at tage den endelige beslutning. Man kan eventuelt tydeliggøre beslutningsejerskabet for opgaver i et fælles dokument, så det skaber større legitimitet og er tydeligt for alle.
Læs eventuelt om tillidsbaseret ledelse her
Når man skal udvælge en beslutningsejer, er det en god ide at være opmærksom på, at personen tættest på opgaven ofte er bedst egnet til at tage beslutningen – ikke nødvendigvis hverken den overordnet eller den mest erfarne medarbejder.
Hvorfor er det vigtigt at være tydelig i valget af beslutningstager?
- Det tydeliggør, hvem der har autoriteten til at tage forskellige typer af beslutninger
- Det reducerer tidsforbrug i beslutningsmøder
- Det øger tillid og autonomi
Det er ekstra nødvendigt at være eksplicit og proaktiv omkring beslutningsrettigheder i det hybride samarbejde, hvor de organiske muligheder for alignment (koordinering) er sjældnere, og hvor behovet for en tydelig afklaring om beslutningsejer er mere afgørende for at skabe en effektiv beslutningsproces.
Beslutningstagningsproces
I det hybride samarbejde er det – ligesom i det fysiske samarbejde – vigtigt at være opmærksom på at vælge og tydeliggøre den bedste tilgang for at træffe beslutningerne. Hertil kræver det, at man bliver bevidst om behovene omkring beslutningen; Skal beslutningen tages hurtigt? Eller skal den være gennemarbejdet fra flere sider?
Individuel beslutningstager vs. Konsensus beslutninger
Yderpunkterne for beslutningsprocesser kunne vi kalde individuelle og konsensus, som ser ud sådan her:
- Individuel - Én person tager beslutningen.
Fordele; er at det kan gå meget hurtigt, når tempo er nødvendigt.
Ulemper; Der kan træffes dårlige beslutninger, da individet ikke ser alle facetter og konsekvenser af beslutningen.
- Konsensus – Alle er enige om beslutningen.
Fordele; sikrer at ingen føler sig udenfor, og kan derfor være god til at skabe accept omkring beslutningen.
Ulemper; Det kan tage utroligt lang tid at blive enige. Yderligere er der risiko for at beslutningen ender i et kompromis, som ingen rigtig bryder sig om.
Heldigvis findes der alternativer, som udnytter det bedste fra begge verdener. Måske har du hørt om Consent- og Advice-metoden?
Consent- og Advice-beslutningsmetode
Der findes to beslutningsmodeller, som foreskriver en fast proces for hvordan en beslutningstager kan træffe beslutninger. Den ene giver mere frihed til beslutningstageren, end den anden, hvor gruppen har mere kontrol med beslutningen.
Det har nemlig en betydning for, om man blot skal medtage andres input som råd og refleksioner for at skabe en hurtigere proces, eller er der brug for en længere proces, hvor der skabes enighed og konsensus blandt forskellige perspektiver, før man tager en beslutning. Herunder kan du se en oversigt over metoderne:
Er du mere nysgerrig herpå, så tag et kig på denne video, som går i dybden med consent-metoden.
Ligeledes skal man være tydelig og eksplicit omkring forventningen til mødets afslutning; skal vi have besluttet noget endeligt eller er det ikke muligt at træffe beslutningen i dag? – særligt hvis man ikke sidder samme sted.
3. Hvordan kommunikerer og samarbejder teamet – sammen og hver for sig?
Mere kommunikation
God kommunikation er vigtig for ethvert team, både til at sikre koordinering af arbejdet, værdifuld vidensdeling samt i opbyggelsen af sociale relationer. I hybride teams bliver behovet kun større, da vi ikke længere arbejder fra samme sted og på samme tid. Det kan derfor godt betale sig at bruge lidt ekstra energi på at skrive en opdatering på Teams eller planlægge tid i kalenderen til sparring med kolleger eller lignende.
Ligeledes er risikoen for misforståelser endnu større i det hybride samarbejde, hvor det er sværere at aflæse folk. Det kræver derfor at man er ekstra god til at navigere i og forstå hinandens forskelligheder, og evnen til at give og modtage feedback bliver endnu vigtigere. Du kan blive endnu skarpere på feedback her.
Netop fordi vi ikke altid sidder i samme rum som vores kolleger, er det ekstra vigtigt at være bevidst om også at dele ny information, refleksioner, ideer osv. med dem, som ikke nødvendigvis sidder på kontoret. Om det så gælder en spirende ny forretningside, hverdagslommefilosofi, en sjov anekdote eller en opdatering på den kunde, du sidder med lige nu – hverdagens kaffepause-samtaler kan nemt gå tabt for dem, som sidder på distancen, så det kræver opmærksomhed og fokus på at skabe nye vaner på den hybride arbejdsplads, hvis man fortsat vil styrke vidensdeling og sociale netværk.
Gode råd for et mere gnidningsfrit samarbejde:
- Vær gerne ekstra tydelig omkring intention og akuthed i din online kommunikation – ”Hej, jeg har brug for dit input omkring XX til i morgen. Kan vi snakke inden kl. 14 i dag?”
- Brug @ til at tagge folk, når du skal bruge deres opmærksomhed
- Vær opmærksom på din status – skift mellem ledig, optaget osv.
Arbejd “offentligt”
Når vi arbejder fra forskellige steder på forskellige tidspunkter, kan det være sværere at være in sync, vi får oftere forsinket feedback og vi ved ikke nødvendigvis, hvad resten af teamet arbejder på. Derfor kan vi med fordel dele vores arbejde løbende for at skabe en følelse af at arbejde i samme retning. Hos os kalder vi det ”progress over perfection”. Når vi deler vores arbejde løbende, selvom det ikke er gennemarbejdet, kan vi løbende få feedback og undgå at arbejde i forkerte eller forskellige retninger – så får vi bedre outcome ud fra mindre anstrengelser.
Man kan f.eks. arbejde i ’live’-dokumenter, så processen og ændringerne sker i realtid og sammen – også for at undgå misforståelser, når I sidder og arbejder videre alene efter et møde.
Det kan dog ofte være en god ide at italesætte denne ’nye’ kultur; at udkast vil have fejl og brug for forbedringer – det er jo faktisk pointen! Hertil er det ligeledes vigtigt at få skabt en god feedback-kultur, så vi på en konstruktiv måde kan hjælpe hinanden videre.
Psst... Hvis du også vil være en feedback-mester, så tjek denne artikel ud!
Runder
I det hybride rum bliver det endnu vigtigere at skabe plads til, at alle kan komme til orde. Særligt hvis man sidder i et møde, hvor nogle er fysiske til stede, mens andre er med virtuelt. Her kan der være en større barriere ift. at komme til orde for dem på distancen, som ikke lige så nemt kan indgå i en naturlig samtale. En god måde at imødekomme udfordringen er at benytte sig af runder og derved snakke på tur, så alle på skift kan sige noget uden afbrydelser – det er et godt trick til at undgå, at det kun er bestemte personer, den overordnet eller de fysiske tilstedeværende, der får taletid.
Her kan man med fordel være eksplicit omkring processen og sige: ”Lad os lige tage en runde for at høre, hvad vi hver især tænker om X”.
Se mere om runder her.
Man kan for eksempel bruge en check-in-runde, hvor man inviterer deltagere til at dele, hvor de er og hvordan de har det i starten af et møde - det kan både være ”hvordan er energien i dag?”, en status på projekter eller lignende.
Eller bruge en check-out-runde som en afrunding af mødet hvor man kan dele, hvad deltagere tager med fra mødet, hvad man skal lave i weekenden eller noget helt tredje.
Man kan også køre en runde, hvor deltagere har muligheden for at stille afklarende spørgsmål omkring en given sag, før de skal reagere eller tage stilling, eller en runde med mulighed for at dele feedback og forslag til forbedringer.
Der er mange muligheder, og det kan også sagtens kræve lidt tilvænning, men det kan skabe stor produktivitet og sammenholdsfølelse, så øvelse gør mester!
Tips til runder:
- Det kan være en god ide at italesætte, hvornår remote-personer skal på i runden, så de føler sig som en naturlig del af cirklen – det er generelt godt at italesætte rækkefølgen undervejs, så der ikke opstår forvirring eller frustration.
- Godt at lade hver runde handle om ét specifik emne eller formål, så det ikke bliver én stor mudret samtalerunde for alt.
- Lad vær med at reagere på hinandens input under en runde, så risikerer vi at tabe tråden og ryge ud af et sidespor.
- Husk plads til tænketid
Sociale bånd – nye vaner
Da vi som kolleger kan opleve større afstand til hinanden og kan have mindre interaktion til hverdag, er det vigtigt at gøre en aktiv indsats for at opretholde de sociale bånd, som ofte bliver mere udfordret på den hybride arbejdsplads.
Det omhandler både den spontane snak ved kaffemaskinen, samtalerne ved frokostbordet eller jokes over skrivebordet – alle de steder hvor vi ellers normalt støder naturligt ind i hinanden på den fysiske arbejdsplads.
På en hybrid arbejdsplads kan det være nødvendigt at gøre en ekstra indsats for at opretholde de sociale bånd, som er vigtige for både motivation, fællesskabsfølelsen, gejsten og vidensdelingen. Man skal altså til at skabe nye vaner for det uformelle samvær, når man ikke længere blot støder tilfældigt ind i hinanden. Så hvad gør man så?
Check-ins kan være en god måde at fastholde de sociale relationer, når man ikke ser hinanden hver dag på kontoret. Det kan både være som et walk-and-talk opkald med en kollega, skemalagte regelmæssige check-ins med hele teamet, 1:1 check-ins, at huske at skrive en ”hvordan går det”-besked til kollegaer en gang imellem eller noget helt femte.
Det er bare vigtigt at tydeliggøre intentionen med disse check-in – er det mere arbejdsrelateret, en socialiseringsmulighed eller et wellbeing-aspekt? Det kan være ret brugbart at italesætte vigtigheden af sociale check-ins, når man nu ikke er fysisk tæt på hinanden – at skabe forståelse for at det ikke blot af splid af tid f.eks. at høre om kollegernes weekend, når du hellere blot ville i gang med arbejdet. Man kan også oprette teams-kanaler til sjov eller kaffe-snakken osv. Det handler om at skabe en ’new normal’ – at genfinde at være sociale på en ny måde.
4. Best practice for møder i det hybride samarbejde
Intention med mødet
En af de største ulemper ved hybridt samarbejde er flere møder og overfyldte skemaer. Udover de normale møder, kan det være nødvendigt at indsætte ekstra møder for at erstatte den uformelle snak ved kaffemaskinen eller planlægge møder for at sikre at være in sync. Men det skaber bare en overflod af mødeindkaldelser og arbejdsdagen kan hurtigt suges ind i det ene lange møde efter det andet, hvor fokus på møderne forsvinder og man efterlades med følelsen af ”hvornår har jeg tid til at klare mit egentlige arbejde?”. Det er derfor vigtigt med et soleklart formål for hvert møde for at skabe værdi i tiden sammen – også selvom formålet er ”uformel kaffepause-snak i 15 min”.
Derfor er det vigtigt at afklare, hvad intentionen med mødet er.
- Skal der udarbejdes en konkret handlingsplan?
- Skal beslutninger drøftes og tages?
- Skal der samarbejdes om en opgave på mødet?
- Skal vi dele arbejdet løbende i processen og give feedback hertil på mødet?
- Er mødet læringsorienteret?
- Eller er det ikke meningen at mødet skal bevæge arbejdet fremad, men i stedet er et mere uformelt connection-møde til at styrke sociale bånd og samarbejdet?
Undgå upræcise møder, hvor folk har ”det her møde skulle have været en email”-tanker!
TIP:
Det er ofte mere vigtigt at kende mødetypen og dens intention, frem for at have en detaljeret agenda. Gør det til en vane, at en mødeindkaldelse altid skal have en tydelig indikation af intentionen med mødet.
Hybridmøde 101
Vi har nu afdækket, at det er vigtigt at få forventningsafstemt regler og normer for det hybride samarbejde, tydeliggjort formålet med mødet, bestemt hvem der tager beslutningen, og hvordan den skal tages.
For at opnå de bedste hybride møder, at det relevant at have sat nogle rammer for jeres hybride samarbejde – hvad gør I, når én eller flere sidder med virtuelt, mens resten af teamet er fysisk samlet? For nogle virker det bedst, at alle sidder ved deres egen computer, mens andre godt kan lide at opnå mere dynamik, når de fysisk tilstedeværende sidder sammen og kan tale til hinanden også – så længe dem virtuelt huskes. Brug teamaftalen til at få styr på præferencerne i jeres team! Det vigtigste er at indtænke ligeværdige muligheder for deltagelse, lige meget om man sidder på det fysiske kontor eller derhjemmefra.
Gode råd til at inkludere virtuelle deltagere:
- Lad en virtuel deltager være mødeleder – det viser, at man også kan have de roller, selvom man er med virtuelt
- Giv først ordet til de virtuelle deltagere. Herved kan man undgå at ekskludere remote workers, og det hjælper ligeledes til at opfordre alle til aktiv mødedeltagelse
- Opret et fælles live-dokument, som I arbejder i under mødet, som alle på lige fod kan tilgå og bidrage til – eller digitale whiteboard-tavler, hvis det er nødvendigt at skitsere osv.
Det er ligeledes afgørende for udbyttet af mødet, at der er styr på teknologien! Lyd, kamera og internet skal virke, så remote-arbejdere kan være med på samme vilkår. Et godt tip er at bruge video på jeres møder, da det tillader deltagere både at se og høre hinanden i real-time. Udover at gøre det nemmere at aflæse hinanden, så giver det en følelse af at være forbundet og øger engagementet, og giver ligeledes bedre muligheder for diskussioner og dialoger.
Derudover er det vigtigt med en god struktur på det online- eller hybride møde, hvor man i højere grad kan ’tabe’ folk, hvis ikke rammerne er tydelige. Vis derfor (gerne på forhånd) en tydelig agenda for mødet, samt sæt rammen for hvordan mødet vil forløbe, hvem der har hvilke roller, samt hvordan remote personer kan deltage. Mødet fungerer mere gnidningsfrit, hvis der er en aktiv facilitator eller vært for mødet, som kan håndtere logistikken, sikre alle er med, koordinere runder osv.
5. Hvordan kan I løbende forbedre jeres samarbejde som hybrid-team?
Nu har du efterhånden læst en masse gode råd til at styrke jeres hybride samarbejde, men vi vil lige slutte af med det (måske) vigtigste råd af dem alle: prøv det af, lær af jeres erfaringer, ret til, og bliv ved med at udvikle på jeres (hybride) samarbejde!
Det er også det, vi kalder ’Test-og-lær’-tilgangen, som er en hjælp til løbende at kunne forbedre jeres samarbejde og blive en effektiv hybrid organisation! Det er en tilgang, der gennem eksperimenter skal hjælpe jer til at finde ud af, hvad der virker for jeres team - ved løbende at teste, observere og lade løsninger emergere og træde frem. Det gælder f.eks. med jeres teamaftale, der ikke blot kan sættes i sten, men som bør evalueres løbende og ofte. Det er særligt gældende, da den gode aftale for jeres team netop skal reducere tension fra praksis og real life – omstændighederne ændrer sig, og det skal aftalen også!
”Okay, forstået – men hvordan ser ’test-og-lær’-tilgangen så ud i praksis?”, spørger du måske – nu skal du høre:
- Sæt en ramme:
Med henblik på overgangen til den hybride organisation, hvad er så muligt for jeres organisation f.eks. ift. kontrakter, politikker, overenskomster osv.
- Kør eksperimenter:
F.eks. ”Vi vil forsøge os med hybride møder”, så gøres ’eksperimentet’ eksplicit ved at nedskrive og formalisere det: hvordan vil vi gøre det? Hvilke ressourcer er der? Hvilken tidsramme har vi? Hvad vil vi have ud af eksperimentet? Hvad er vurderingskriterier/succeskriterier? Hvornår er det lykkes/fejlet?
- Derefter lader I eksperimentet udspille sig – vær tålmodig og giv det tid. Det virker ikke nødvendigvis fra begyndelsen af!
Det vigtige er, at det ikke skal være så stationært. Ved at gøre det på den her måde, kan I få prøvet ting af og få testet forskellige procedurer – om det så er ”De næste tre måneder prøver vi, at alle skal møde om tirsdagen for at have en fællesdag” eller ”Alle skal have kamera på videomøder for at teste nærvær” eller noget helt tredje.
Tak fordi I læste med - nu er I også klar til at tage jeres hybride arbejdsplads med storm!
Hvis du vil have mere inspiration til jeres samarbejde, så se også vores tidligere webinarer om “Ledelse og læring i hybride organisationer” eller “Styrk samarbejdet i distribuerede teams”.
