Et fredags-tip fra Grønland ift. mødestruktur
Temaet er (stadig) effektive møder, og i dag får du en 4-trins mødestruktur, som hjælper jer godt fra start og skaber grobunden for en god feedback kultur.
Hej det er Danni her og velkommen til Fredagsfeedback.
Fra Grønland!?
Ej, det er simpelthen for koldt det her!
**** hvor er det flot, mand!
Det er også koldt her! -19 grader eller deromkring. Men det er bare fedt at optage herude!
UNICEF, Grønlands Selvstyre & True North
Jeg er i Ilulissat i Grønland sammen med en kollega fra True North, hvor vi i løbet af 3 dage leverer en række forskellige workshops til teenagere fra hele Grønland. De er fløjet hertil, ligesom vi er, og det er et samarbejde mellem UNICEF og det grønlandske selvstyre. MEN!
Selvom dét er fedt, så vil jeg på den mest nørdede måde lige tage chancen til at give dig et lille indblik i, hvordan min kollega og jeg har arbejdet med den kultur og feedbackkultur, vi godt vil skabe i det team, vi er en del af.
Og så kommer der lige et lille break, fordi efter jeg kom ind i varmen igen indså jeg, at der manglede et par brikker, før det næste giver mening. Det jeg gerne vil dele med dig, er de traditioner og den struktur vi følger, som på kort tid bidrager utroligt meget til kvaliteten af vores samarbejde og stemningen i teamet.
Se om ikke du kan overføre de næste ting, jeg deler i vores daglige korte møde, til jeres hverdag. I behøver hverken gøre det hver dag eller kl. 9 om aftenen, men jeg lover dig, at det kan virke hos jer også.
Én af første ting vi gjorde, som vi altid gør, når vi holder de her camps, som jeg laver med True North nogle gange om året, det er, at vi italesætter som team, hvad har vi gjort godt i dag? Altså, hvad er det for nogle ting vi gerne vil pege på, der har virket i løbet af dagen. Det skaber selvfølgelig en god stemning, men det giver os også mulighed for at anerkende den adfærd, vi gerne vil have mere af; både fra os selv og resten af teamet. Det er ikke individuelt det her. Det er som team.
Så helt specifikt stiller jeg spørgsmålet til hele gruppen (vi er cirka 12):
Sådan starter du mødet i en positiv retning:
Spørg teamet:
"Hvad er noget, vi i dag har gjort godt som team?
- som vi skal blive ved med at gøre i morgen.
- som sikrer at [deltagerne på disse workshops får det meste ud af det]."
Note: Du kan selv ændre hyppigheden og formålet i firkant-parentes ovenfor, og bruge det i dit team.
Når der er nogle stykker, der har delt noget af det, vi gør godt som team, så går vi videre til at snakke om morgendagens program, så alle er klar over, hvad der skal foregå. Det er meget traditionelt.
Og så er der det sidste punkt, som er anerkendelser. Her får du mulighed for, som en del af det her team at sige: "Jeg vil godt anerkende dig, for noget du gjorde i dag. Jeg lagde mærke til, du snakkede med nogen og håndterede det på den og den måde. Det inspirerede mig til at gøre noget af det samme."
Det er sådan nogle bittesmå ting, men det at vi lige sætter 5 minutter af til det på dette møde hver aften det gør, at vi skaber en kultur af: "Vi har hinandens ryg", “Vi roser hinanden."
Det var sådan, vi kørte mødet den første dag.
Da vi kom til Grønland, kendte vi hverken kulturen eller nogen af de mennesker, vi skulle arbejde sammen med på forhånd. Vi ventede derfor til den næste dag med at begynde og snakke om udviklingsmuligheder: "Hvad er noget vi kan gøre bedre?"
Fremgangsmåden er den helt samme for mødet. Herunder er vores mødestruktur:
Feedback på mødet med 4 simple trin:
- Hvad virkede?
Hvad er noget af det, vi har gjort godt som team? - Hvad kan optimeres?
Her tilføjede vi mulighederne: Hvad er noget vi kan gøre anderledes i morgen, som gør, at vi lykkes endnu bedre? - Mødets egentlige agenda
(For os var det programmet for næste dag). - Afslutningsvis enkelte personlige anerkendelser.
Det er et kort, struktureret møde med få input til hvert punkt.
Men den simple mødestruktur virker, fordi vi gør det igen og igen.
Det virker måske lidt svært at tage med ind i en hverdag, hvor man mødes hver dag. Det her er jo “bare” et projekt på otte dage.
- Ej, det må have været kulden, der fik mig til at sige det der! Min pointe er jo lige netop, at det er mødestrukturen, der virker: ved at skabe den faste rytme, og den faste ramme med: "Hvad er det der virker?, Hvad er det, der skal justeres?" at vi begynder at påvirke kulturen. Og det gør vi! Også udenfor møderne.
Så start med rammen og den faste rytme. Og hvis du synes det lyder svært, så giv os et ring. Vi hjælper jer meget gerne med at få dette til at virke. Fordi vi ved, at det kan lade sig gøre.
Jeg håber du kunne bruge nogle af de overvejelser, tanker og refleksioner, og de ting vi gør her for at få et kort samarbejde til at virke rigtig godt.
Det er ikke sikkert, at du samarbejder med grønlændere eller andre kulturer på den måde, men det er jo de samme ting vi skal gøre igen.
Tak fordi du læste om simpel mødestruktur hos Feedwork
Tak fordi du kiggede med på mødestrukturen. På gensyn.
Jeg vil gå ind og få varmen. (Jeg har sne i skægget...)
Hej hej!
Kontakt Feedwork og lad os hjælpe dig som professionel eller organisation i at blive bedre til mødestruktur og feedback.
#Fredagsfeedback er små korte videoer med tips til bedre performance og trivsel gennem feedback.
